In Unternehmen aller Branchen wird das Gelingen der „digitalen Transformation“ derzeit als eine der größten Herausforderungen für die künftige Entwicklung ihrer Organisation genannt.

Hinter diesem Wandeln verbirgt sich dabei jedoch nicht nur die Frage, welchen Einfluss Digitalisierung auf Produkte, Produktion oder Vermarktung hat. Alle diese Bereiche haben auch einen unmittelbaren Einfluss auf Arbeitsweisen, Formen der Zusammenarbeit und Arbeitsumfelder.

Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft, in einer immer stärker digitalisierten Welt, aus?

Schaut man sich veränderte Arbeitsprozesse einerseits und sich wandelnde Bedürfnisse von Angestellten andererseits an, so wird schnell erkennbar, dass Flexibilität, Agilität und räumliche wie zeitliche Unabhängigkeit wichtige Einflussfaktoren darstellen.

Schnellere Innovationszyklen, sich radikal und permanent verändernde Unternehmensumwelten (insbesondere durch Digitalisierung bedingt) sowie eine immer stärkere Vernetzung zwingen Unternehmen dazu, in anderen Organisationsformen zu agieren.

Immer häufiger werden Teams interdisziplinär und dabei auch nicht permanent, sondern projektweise zusammengestellt. Langfristig besetzte Zweierbüros weichen flexibleren Formen wie beispielsweise dem „open Space“, in dem sich die für ein Projekt jeweils am besten geeigneten Mitarbeiter temporär zusammenfinden und Teamstrukturen sich permanent in Veränderung und jeweils angepasst auf die aktuelle Aufgabe befinden.

Tools und Technologien als unverzichtbarer Motor der Transformation

Unternehmen stellen heute verstärkt fest, dass für Mitarbeiter nicht mehr alleine monetäre Anreize wichtig sind, sondern auch „weiche“ Faktoren wie flexible Arbeitszeit- und Arbeitsortmodelle sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben immer mehr an Bedeutung gewinnen. Neben einem Wandel auf fachlicher Ebene braucht es daher ebenso einen Wandel hinsichtlich der eingesetzten Tools und Technologien sowie – insbesondere – auch der Unternehmenskultur.

Solche modernen Organisationsformen brauchen nicht nur ein hohes Maß an Eigenverantwortung von Mitarbeitern und Vertrauen durch ihre Vorgesetzten. Für ihr Gelingen ist auch es auch zwingend erforderlich, die notwendigen technischen Voraussetzungen zu schaffen. Notwendig sind hierfür Tools, die agiles Projektmanagement und Kommunikation ermöglichen und gleichzeitig cloudbasiertes Arbeiten sowohl im Büro als auch auf Reisen oder aus dem Homeoffice zulassen.

Die lokale Speicherung von Daten wird hierbei durch dezentrales Informationsmanagement über Dropxbox, Google Drive oder eigene Enterprise-Filesharing-Systeme ersetzt. Kommunikation erfolgt nicht mehr in physischer Form sondern durch moderne Tools wie Google Apps for Work, Slack oder Trello. Physische Meetings werden mehr und mehr abgelöst durch Videochat-Systeme wie Hangouts, Skype oder Facetime. Digital Workplace bietet eine ausgiebige Übersicht für die richtige Auswahl an Tools.

Dabei beschränkt sich die Herausforderung neu gestalteter Arbeitsplätze nicht auf typische Büro- und Schreibtischtätigkeiten. Auch in Industrie und Handel halten neue Technologien Einzug. Internet of Things, Augmented Reality oder Beacon-Technologien haben schon heute Produktions- und Handelsprozesse stark verändert.

Für ein Gelingen dieses Wandels sind drei Faktoren maßgeblich entscheidend

Neben der Auswahl der richtigen Tools und ihrer sauberen technischen Einführung sind insbesondere Ausfall- sowie Datensicherheit sicherzustellen. Solche Risiko- und Sicherheitsfragen sind heute sowohl bei Mitarbeitern als auch bei dem für den Wandel verantwortlichen Management (von Unternehmensführung über Datenschutz bis zur Unternehmens-IT) eines der größten Hemmnisse im digitalen Change-Management.

Neben dem Abbau dieser Hemmnisse gilt es, die notwendige Offenheit und Bereitschaft innerhalb der Belegschaft für die Anwendung neuer Methoden und Technologien zu schaffen. Die besten und innovativsten Technologielösungen sind nicht viel wert, wenn sie von Mitarbeitern nicht genutzt werden oder eine „Schatten-IT“ entsteht, bei der Mitarbeiter anstatt der offiziell eingeführten Tools bevorzugt eigene Lösungen nutzen.

Keine Umsetzung der Transformation ohne die richtigen Rahmenbedingungen

Es gilt also, die Bedürfnisse von Mitarbeitern möglichst genau zu erfassen und passende Lösungen zu entwickeln. Diese müssen mit allen ihren Vorteilen bestmöglich kommuniziert werden, um auch etwaige Hemmnisse von Mitarbeitern abzubauen und diese so auf neue Technologien zu schulen, dass der Umstieg erfolgreich gelingen kann.

Ein Umdenken und die Abkehr von konventionellen Arbeitsmethoden aus Unternehmersicht ist ergo unumgänglich für einen erfolgreichen Wandel voranzutreiben. Denn schlussendlich liegt es in der Verantwortung eines Unternehmens, mit der Einführung und Umsetzung von neuen Strukturen und Prozessen die digitale Transformation voranzutreiben und auszubauen.